آشنایی با قواعد برنامه ریزی – انجام – چک – عمل

این چرخه قاعده اجرایی تمام استاندارد های سیستم های مدیریت ایزو است، ایزو 9001 نیز شامل آن می شود. با پیروی از این چرخه، مدیریت موثر خواهید داشت و پیاپی اثر بخشی سازمان خود را ارتقا می دهید.

برنامه ریزی

تعیین اهداف و پیشنویسی برنامه های شما (تحلیل سیستم های کنونی سازمان شما، تعیین اهداف کلی، مشخص نمودن اهداف موقت برای بررسی و توسعه برنامه های مد نظر).

انجام

پیاده سازی برنامه های شما

چک

سنجش و نظارت بر نتایج حقیقی شما دربرابر اهداف برنامه ریزی شده شما

عمل

تصحیح و بهبود برنامه های شما برای حصول نتایج برنامه ریزی شده.

چه شما یک مدیر راهبردی باشید که مسیر تجارت را مشخص می کند، و چه یک فرد که بر وظیفه خاصی تمرکز دارد، این چرخه برای رسیدن شما به پیشرفت مستمر بسیار مفید خواهد بود.

برنامه ریزی – مدیریت مسئولیت

مدیریت ارشد باید خود را نسبت به پیشرفت متعهد دانسته و در پیاده سازی سیستم مدیریت کیفیت شما سهیم باشد. و این بخش از ایزو 9001 یک ابزار قدرتمند برنامه ریزی در اختیار شما قرار می دهد.

این الزامات جداگانه مدیریت را درگیر فعالیتهای زیر می کند:

تمرکز بر مشتری

نیازها و انتظارات حال و آینده مشتریان را بشناسید. این کار از طریق نظرسنجی  و یا صحبت با مشتریان کلیدی میسر است.

سیاست کیفیتی

با استفاده از اطلاعات جمع آوری شده از مشتریان یک سیاست کیفیتی تهیه کنید که مرتبط و قابل اجرا در سازمان شما باشد.

اهداف

برای سازمان اهداف قابل اندازه گیری تعیین کنید تا به شما در رسیدن به سیاست کیفیتی کمک کند.

برانمه ریزی سیستم

مسئولت ها را مشخص کنید و برای رسیدن به اهدافتان پروسه های موثری تعیین کنید.

بررسی سیستم

عملکرد سیستم خود را مرتبا بررسی و در زمان لازم بهبود دهید. مطمئن شوید تمام منابع مناسب فراهم گردیده اند.

"کارکنان ما پیاده سازی یک رویکرد مستند و ثابت را به گرمی پذیرفتند و مشخص است که سیستم مدیریت به عملکرد روزانه ما ارزش می دهد. ایزو 9001 پیوسته به پیشرفت ما کمک می کند و در نتیجه ما قادریم تجارت خود را موثر تر و کارآمدتر هدایت کنیم"

سوزان رالتون، مدیریت آگوآ فابریکس

 

برنامه ریزی – مدیریت منابع

بخش مدیریت منابع این استاندارد تضمین می کند شما منابع لازم برای پیاده سازی و توسعه سیستم را بررسی و فراهم می سازید.

منابع سه نوع هستند: افراد، زیرساخت، و محیط کار

افراد

  • تصمیم گیری در مورد صلاحیت ها و مهارت های داخل سازمان.
  • سپس بررسی افرادی که دارید و شناسایی شکاف موجود در صلاحیت های کنونی
  • پر کردن آن شکافها با انجام آموزش  یا تشویق به خود آموزی
  • سپس بررسی میزان تاثیر اعمال انجام شده برای کمک به شما در بدست آورد صلاحیت های لازم در تجارت.
  • از این روش همواره می فهمید آیا آموزش انجام شده برای سازمان و نتایج سودمند است یا خیر.

زیرساخت

این منبع شامل تجهیزات و ابزاری است که برای اثرگذار بودن عملکرد به آن ها نیاز دارید. با تعیین و فراهم کردن ابزار شروع کنید و بطور مرتب این کار را بازبینی و بررسی نمایید.

محیط کار

در اینجا به شرایطی نگاه می کنید که کار در ان انجام می شود و مطمئن می شوید که مناسب الزامات مشتری باشد. دوباره باید این کار را مرتبا بررسی کنید.

انجام – تحقق خدمت یا محصول

اکنون شما تعهد دارید، مسیر را می دانید، و منابع لازم را برای انجام کار در اختیار دارید.

ایزو 9001 در ادامه برای مدیریت کاری که انجام می دهید یک سری الزامات می دهد. با برنامه ریزی شروع کنید و مسیر را از نقطه ای که مشتری تقاضای خود را بیان می کند درست تا نقطه تحویل (و در صورت نیاز فراتر از آن) برنامه ریزی کنید.

معمولا این کار شامل تشریح پروسه های برای موارد زیر می شود:

  • فروش
  • طراحی و توسعه
  • فعالیت های تولیدی/ عملیاتی/ خدماتی
  • تحویل [ارائه]

اگر بعضی از موضوعات مربوط به شما نیست نگران نشوید. به یاد آورید ایزو 9001 برای انواع سازمان ها قابل استفاده است. تنها کافیست به قسمت های مربوط به خود توجه کنید.

مطمئن شوید در هر مرحله افراد نقش خود را می فهمند و صلاحیت انجام وظایف را مطابق با ساست ها و راهکارهای تجاری دارند.

چک و عمل – سنجش، تحلیل و ارتقا

زمانی که محصول خود را به مشتری ارائه دادید متوقف نشوید! ببینید آیا رضایت دارند یا خیر. از عملکرد سیستم سنجش های دیگری به عمل آورید، آنها را تحلیل کنید و نقاط قابل توسعه را شناسایی نمایید. مجددا، این استاندارد برای رسیدن به این تکنیک ها مجموعه ای از الزامات فراهم می سازد.

رضایت مندی مشتری

این کار واقعا نیازمند نظارت بر احساس و برداشت مشتری است. اما به این معنی نیست که باید برای مشتری خود پرسشنامه بفرستید. راه های مختلفی برای نظارت بر احساس وجود دارد. می توانید روشهایی مرتبط با تجارت خود اتخاذ کنید.

ممیزی داخلی

اجرای بررسی از سیستم شما برای اطمینان از اینکه امور بخوبی اجرا می شوند.

نظارت و سنجش محصولات و پروسه ها

پروسه های مجزا سیستم را حرکت می دهند و کارکرد موثر و کارآمد آنها مهم است. محصولات نیز باید سنجیده و نظارت شوند تا مطمئن شوید الزامات مشتری را تحقق بخشیده اید.

کنترل محصولات غیر منطبق

اگر اشتباهی پیش آید، باید راهکاری به خدمت گرفته شود تا مطمئن شوید مشکل کنترل شده و بطور مناسبی رفع گردیده.

تحلیل داده ها

استفاده موثر از استاندارد باعث می شود درباره میزان تاثیر سیستم های شما داده هایی بدست آید. از این داده ها برای پیدا کردن نواحی قابل توسعه استفاده کنید.

پیشرفت مستمر

یکی از اهداف کلیدی استاندارد تضمین پیشرفت سازمان شماست. استفاده از نتایج تحلیل به شما کمک می کند مکان انجام پیشرفتها را مشخص کنید.

ده نکته برای موثر ساخت ایزو 9001 برای شما

1) برای اجرا موفق سیستم تعهد مدیریت امری حیاتی است. مطمئن شوید مدیران ارشد بطور فعال درگیر هستند، منابع را تائید می کنند و درباره پروسه های کلیدی تجارت موافق نشان می دهند.

2) سیستمها، سیاست ها، راهکارها و پروسه هایی را که در حال حاضر در اختیار دارید بررسی کنید. سپس آنها را با آنچه که مد نظر ایزو 9001 است مقایسه کنید. ممکن است از نحوه انجام کار خود غافلگیر شوید. استاندارد به شما کمک خواهد کرد مواردی که مناسب هستند نگه دارید و آنهایی که مفید نیستند را اصلاح کنید.

3) مطمئن شوید پروسه ها و کانالهای ارتباطی داخلی خوبی در سازمان دارید. کارکنان باید در امور جاری شرکت کنند و از آنها مطلع باشند.

4) راجع به نحوه همکاری دپارتمانها تفکر کنید. افراد مشغول در سازمان شما نباید در انزوا کار کنند بلکه باید به نفع مشتریان و سازمان بصورت تیمی کار کنند.

5) تاثیری را که اجرای این سیستم ها بر روی مشتریان و تامین ککندگان شما خواهد گذاشت نادیده نگیرید. با آنها صحبت کنید تا از نظرشان راجع به خدمات شما و نحوه انجام پیشرفت ها از نگاهشان آگاه شوید.

6) بصورت شفاف یک نقشه زمانی و فعالیتی کامل تهیه کنید. مطمئن شوید همه آن را درک می کنند و از نفش خود در بدست آوردن آن آگاهند.

7) ماهیت و پیچیدگی مستندات شما به ماهیت و پیچیدگی سازمان شما بستگی خواهد داشت. ایزو 9001 تنها تعریف کننده نیاز به شش راهکار است. آنچه که باید به آن بی افزایید بر عهده ی خود شماست.

8) روند دستیابی به ایزو 9001 را سرگرم کننده سازید. این گونه اشتیاق افزایش خواهد یافت.

9) کارکنان خود را برای انجام ممیزی از سیستم آموزش دهید. ممیزی به درک افراد کمک می کند و همچنین درباره مشکلات به القوه و فرصت های پیشرفت بازخورد ارائه می دهد.

10) و در آخر اگر حس می کنید این کار را فقط بخاطر استاندارد انجام می دهید و هیچ ارزشی برای تجارت شما ندارد – از خود بپرسید آیا ضرورت دارد. 9 جواب از 10 مرتبه پرسش این است که ضرورتی ندارد.